Viele Firmen versuchen langfristig Wettbewerbsvorteile aufzubauen. Sie entwickeln spezifische Fähigkeiten oder trainieren ihre Mitarbeiter. Wettbewerbsvorteile aufzubauen ist nicht ganz so einfach. Es kann ein bisschen dauern, bis Sie sich dauerhaft von Ihren Konkurrenten abheben werden. Glücklicherweise gibt es eine gute Nachricht. Mit einem Dokumentenmanagementsystem sind Sie in der Lage, nützliche Wettbewerbsvorteile aufzubauen. Dies wird zum Glück auch nicht so lange dauern. Alles, was Sie dafür machen müssen, ist ein solches System in Ihren Betrieb zu integrieren.

Wie implementieren Sie ein Dokumentenmanagementsystem?

Der erste Schritt besteht darin, Ordnung im Büro zu schaffen. Wenn Sie Ihr System umstellen und effizienter nutzen wollen, sollten Sie für Ordnung sorgen. Dazu legen Sie zunächst alle Akten auf den Tisch und sortieren die Dokumente. Die Kundendokumente sind am wichtigsten. Sie können in einen Copyshop gehen und die wichtigsten Dokumente einscannen. Oder Sie lassen das Ihre Mitarbeiter machen. Zur systematischen Erfassung und Dokumentierung müssen jeweils sämtliche Unterlagen eingescannt werden. Anschließend schicken Sie die Scans an Ihr Dokumentenmanagementsystem. Vergessen Sie nicht, Ihre Regale zu entfernen und den neu hinzugewonnenen Platz für eine bessere Arbeitsplatzgestaltung zu nutzen. Machen Sie das gleiche mit ihren Aktenordnern. Sie werden sehen, dass Sie auf diese Weise sehr viel Platz schaffen. Ein strukturiertes und aufgeräumtes Büro hilft Ihnen stets, sich besser zu konzentrieren.

Diese Vorgehensweise eignet sich auch und gerade für Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten. Mit einem digitalen System können Sie Ihre Dokumente viel einfacher verwalten. Darüber hinaus sparen Sie enorm viel Zeit und verbessern Ihre Kundenbeziehungen. Welche Vorteile ein solches System noch hat, erfahren Sie im Folgenden:

Welche Vorteile hat ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft, Ihre Arbeit zielstrebiger und effektiver zu erledigen. Stellen Sie sich nur vor, dass Sie Ihre Dokumente nicht mehr mühsam in Ordnern suchen müssen. Sie müssen auch nicht extra zum Regal gehen und endlos suchen. Stattdessen geben Sie den Namen Ihres Kunden in die Suchmaske ein. Das Dokumentenmanagementsystem wird Ihre gewünschten Informationen innerhalb weniger Sekunden finden. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Zeit. Sie können in Kundengesprächen zudem viel besser auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Klienten eingehen. Ihre Kunden werden bald merken und zu schätzen wissen, dass Sie bestens organisiert sind. Dadurch verbessern Sie Ihre Kundenkontakte und erhöhen die Umsätze. Über ein gut und sinnvoll organisiertes digitales System stellen Sie z. B. sicher, dass im Notfall alle Ihre Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Dokumente haben. Sie können natürlich die Zugriffsrechte ganz nach Wunsch und Bedarf frei konfigurieren und auf diese Weise sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter einen optimalen Nutzen aus dem Managementsystem ziehen und sich umso produktiver einbringen kann.